A vállalatok felsővezetőitől, döntéshozóitól nem várható el, hogy az irodai munkafolyamatokat lépésről-lépésre ismerjék. Sokszor egy szervezeten belül lévő elkülönülő osztályok dolgozói sincsenek tisztában más osztályok munkafolyamataival, annak ellenére, hogy egyes részeken kapcsolódnak egymáshoz. A speciális, a világon egyedülálló Motiment módszertannal végzett munkafolyamat-mérés esetén sokszor kiderül, hogy például egyes mozzanatok gyakran osztályonként is újra és újra szükségtelenül megismétlődnek.
Akár 15 fős kisvállalkozásról, akár 100-200 fős szervezetről vagy több ezer irodai dolgozót alkalmazó nagyvállalatról van szó, a megfelelő méréssel kimutatható az az öt legnagyobb veszteségű munkafázis, amivel a döntéshozónak már érdemes foglalkoznia.
Az eddigi mérési tapasztalatok alapján, minden projekt során más és más a „TOP 5” célkitűzés, de az minden esetben igaz, hogy az időben és térben szétszórt – valójában azonos részfolyamatokhoz tartozó másodpercek – akár tízmilliós nagyságrendű megtakarítást rejthetnek.
Az ember és a számítógép között fennálló munkafázisok mérése és elemzése után sokszor nem a dolgozót szükséges fejleszteni (ami sok esetben drágább és munkaigényesebb), hanem azokat az irodai folyamatokat kell átszervezni, amelyek nem kellően hatékonyak és produktívak. A mérés után a folyamatok átrendezésével és az adott IT kapacitások optimális kihasználásával kiiktathatók a megtakarítható mozzanatok egy-egy folyamaton belül. A végeredményként megvalósuló rendszer így leegyszerűsíti és felgyorsítja az irodai folyamatokat, ezáltal biztonságosabbá és hatékonyabbá válik a meglévő IT alkalmazások és humán erőforrások kihasználása, megkönnyítve és leegyszerűsítve a menedzsment döntési feladatait. Az ehhez elengedhetetlen első lépések egyike, hogy a mérés a módszertan segítségével a több ezer lehetséges folyamatból (pontosabban a lehetséges folyamat lefutásokból) kimutatja a vezető részére gyakran „szabad szemmel” nem látható, legnagyobb veszteségű TOP 5 folyamat lefutást. A döntéshozóktól és a dolgozóktól nem elvárható, illetve nem feladatuk, hogy a szabad szemmel, ránézésre nem észrevehető háttérfolyamatok lefutását ismerje, továbbá tisztában legyen a mikrotevékenységekből adódó veszteségekkel. Természetesen minden projekten más-más toplista születik, hiszen minden cég működése eltérő, de a módszertan alkalmazása során – létszámtól és a folyamok komplexitásától függően – a Motiment szakemberei az alábbi veszteség típusok valamelyikével időről-időre találkoznak.
A Motiment alkalmazásával, amíg egy 15-20 fős irodai csapatnál akár 15-20 millió forint spórolható meg, addig egy 20-50 fős csapatnál már 30-40 millió forintos potenciál is elérhető éves szinten. Ahogy nő a létszám, egy vezető egyre jobban értékeli a tisztánlátást, ami alapján egyértelműen tud döntést hozni, például a fejlesztési sorrendről. Nyilvánvalóvá válik, hogy milyen ütemezéssel tud akár százmillió forintos nagyságrendben erőforrást felszabadítani és más feladatra fordítani vagy megtakarítani.
A Motiment segítségével erős operatív menedzsment-támogatást kap az adott vállalat, hiszen bármilyen döntést hoztak is a vezetők, visszamérhetők a beavatkozás eredményei.
Válaszok a toplistákban rendszeresen visszatérő veszteség típusokra
(a teljesség igénye nélkül)
Nyomtatások csökkentése
(nem csak a papírköltség, hanem a kapcsolódó élőmunka miatt).
Túlórák csökkentése vagy megszüntetése például munkakörök és/vagy szervezeti egységek közötti együttműködés és információ áramlás javításával.
Adminisztráció csökkentése az alul- vagy túlszabályozottság kiegyenlítésével.
Indokolatlanul párhuzamos munkafolyamatok megszüntetése.
Egyedi Excel-megoldások egységesítése és/vagy automatizálása.